Helsingin kaupunki

Helsingin kaupunki on mittava koneisto, jonka vuosibudjetti lähentelee neljää miljardia euroa. Kaupungilla on 37 virastoa ja liikelaitosta, jotka yritysten tapaan vastaavat asukkaiden ja kaupungin tarvitsemista palveluista. Päivittäin kaupungin lähes 40 000 työntekijää vaikuttavat työllään siihen, että Helsinki tarjoaa suotuisan ympäristön asumiseen, yrittämiseen, vapaa-ajanviettoon ja kulttuuritoimintaan.

Helsingin talousarvion valmistelusta eli talouden ja toiminnan suunnittelusta, seurannasta, raportoinnista ja kehittämisestä vastaa kaupungin talous- ja suunnittelukeskuksen taloussuunnitteluosasto. Sen tehtäviin kuuluvat muun muassa talousarvio- ja strategiavalmistelu ja talousarvion laadinta- ja noudattamisohjeiden sekä talouden suunnittelua koskevien yleisohjeiden antaminen kaupungin virastoille ja laitoksille.

"Kaupungin talouden seurannassa, johtamisessa ja kehittämisessä tarvitsemme päätöksenteon tueksi kaikki hallintokunnat kattavaa luotettavaa, ajantasaista ja monipuolista tietoa. Tiedon on oltava analysoitua, helppokäyttöistä ja saatavilla nopeasti muutamalla napin painalluksella. Tätä varten tarvitsimme tehokkaan raportointijärjestelmän", kertoo Helsingin kaupungin talousarviopäällikkö Tuula Saxholm.

"Kaupunkitasoisten vakioraporttien lisäksi järjestelmän on kyettävä yhdistämään eri lähteistä tuleva tieto tiettyä käyttötarkoitusta varten. Esimerkiksi matkakulujen seuraamiseksi järjestelmän pitää yhdistää henkilöstömäärät ja matkustamiseen käytetyt eurot."

"Aiemmin virastot ja liikelaitokset käyttivät omia raportointijärjestelmiään, jotka olivat keskenään hyvin eritasoisia. Osa niistä on käytössä edelleen, mutta yhteisen järjestelmän käyttäjämäärä kasvaa koko ajan. Tämä parantaa kustannustehokkuutta: Säästämme aikaa ja rahaa, kun meidän ei enää tarvitse ylläpitää ja kehittää useita raportointiratkaisuja, selata erillisiä raportteja tai soitella virastoihin ja liikelaitoksiin selvittääksemme, kuinka paljon rahaa he ovat käyttäneet eri tarkoituksiin", Saxholm jatkaa.

Laajennettava ratkaisu antaa tulevaisuuden mahdollisuuksia

Taloussuunnitteluosaston uusi järjestelmä on tietovarastopohjainen raportointiratkaisu. Alkuun tietolähteinä käytettiin talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiä, sen jälkeen tietosisältöjä on laajennettu. Tietovarastoon eri lähteistä koottu tieto mahdollistaa reaaliaikaisen kokonaisnäkemyksen toiminnasta, tiedon analysoinnin, raportoinnin, ennakoinnin ja budjetoinnin. Mitatun tiedon ansiosta toiminnan seuranta ja optimoiminen helpottuu, lisäksi johdolle rakenteilla oleva näkymä auttaa sekä strategisen että operatiivisen toiminnan suunnittelussa. Suunnitteluosaston raportointi perustuu SAPin Business Objects -ratkaisuun. Tietovaraston latausvälineenä käytetään Informatican ratkaisua. Järjestelmän kokonaistoimituksesta vastaa Affecto.

Kilpailutuksessa tiukat toimittajakriteerit

Affecto valikoitui järjestelmäkokonaisuuden toimittajaksi tarjouskilpailussa, johon osallistui useita alan johtavia toimijoita. Helsingin kaupungin vaatimuksena oli teknisen ja toiminnallisen osaamisen lisäksi kokemus vastaavista hankkeista. Myös palvelulle ja henkilöstön osaamiselle asetettiin tiukat kriteerit. Kaupunki edellytti myös sitä, että valittu toimittaja pystyy tarjoamaan järjestelmän käyttötukea sekä osallistumaan järjestelmän kehittämiseen ja laajentamiseen.

"Affecto oli kokonaistaloudellisesti edullisin ja täytti kriteerit parhaiten. Kolmivuotiseen sopimukseen varattiin mahdollisuus jatkaa sopimusta kahdella lisävuodella. Tietovaraston ja raportoinnin rakentamisen lisäksi sopimus kattaa ylläpito- ja koulutuspalvelut sekä tarvittavat ohjelmistoratkaisut. Affecto on osoittautunut joustavaksi ja nopeaksi toimittajaksi. Se on ollut myös innovatiivinen yhteistyökumppani, joka kehittää asioita eteenpäin. Helsingin kaupungin kaltaisessa suuressa organisaatiossa kehittäminen vie aina aikansa, koska kyse on samalla kaupungin tietoarkkitehtuurin luomisesta. Meille se on suuri ja tärkeä asia", Saxholm painottaa.

Helsingin kaupunki tarvitse talouden seurantaan, johtamiseen ja kehittämiseen päätöksenteon tueksi kaikki hallintokunnat kattavaa luotettavaa, ajantasaista ja monipuolista tietoa. Tiedon on oltava analysoitua, helppokäyttöistä ja saatavilla nopeasti muutamalla napin painalluksella. Tehokkaan raportointijärjestelmäkokonaisuuden toimittajaksi valikoitui Affecto.

"Affecto on osoittautunut joustavaksi ja nopeaksi toimittajaksi. Se on ollut myös innovatiivinen yhteistyökumppani, joka kehittää asioita eteenpäin", Helsingin kaupungin talousarviopäällikkö Tuula Saxholm toteaa.

Ratkaisu
Järjestelmä on tietovarastopohjainen raportointiratkaisu. Suunnitteluosaston raportointi perustuu SAPin Business Objects -ratkaisuun. Tietovaraston latausvälineenä käytetään Informatican ratkaisua.

Hyödyt
Ratkaisu mahdollistaa reaaliaikaisen kokonaisnäkemyksen toiminnasta, tiedon analysoinnin, raportoinnin, ennakoinnin ja budjetoinnin. Toiminnan seuranta ja optimoiminen helpottuu, lisäksi johdolle rakenteilla oleva näkymä auttaa sekä strategisen että operatiivisen toiminnan suunnittelussa.