Metsäntutkimuslaitos

Tausta

Metsäntutkimuslaitos (Metla) on valtion tutkimuslaitos, jolla on yli kymmenen miljoonan sähköisen tiedoston varanto. Dokumentit olivat hajallaan eri puolilla organisaatiota, joten ne olivat hankalasti löydettävissä ja hyödynnettävissä. Dokumentteja oli vaarassa hävitä henkilöstön eläköityessä, eikä tilanne myöskään tukenut hiljaisen tiedon siirtymistä. Lisäksi tilanne ei vastannut valtionasiakirjahallinnolle asettuja velvoitteita.

Järjestelmän uudistusta varten Metla kuvasi tarjouspyynnössä ohjelmiston tavoitteet laajasti ja määritti hankinnalle lähes 300 yksittäistä vaatimusta. Affecton tarjoama ohjelmisto ja sen käyttöönottoprojekti vastasivat kaikkiin vaatimuksiin. 

Ratkaisu

Affecto toimitti Metlalle dokumentin- ja asianhallintajärjestelmän. Affecton vastuulla toimituksessa olivat käyttöönottoprojekti ja ohjelmisto, jolla toteutetaan organisaation käsittelemien asioiden rekisteröinti sekä niihin liittyvien asiakirjojen ja myös Metlan muiden dokumenttien hallinta sähköisesti. Ratkaisu rakentui Affecton ja Open Textin tuotteille.

Projektissa Affecto vastasi järjestelmän määrittelystä, dokumenttien valmistelusta sekä Metlan koko noin 1000 hengen henkilöstön koulutuksesta.

Asiakashyödyt

Uuden järjestelmän avulla dokumentit ja vireille tulleiden asioiden rekisteri ovat tehokkaasti ja laadukkaasti koko Metlan henkilökunnan käytössä. Järjestelmä kattaa koko Suomen. Se myös helpottaa tiedon käsittelyä tiimien välillä.

"Uuden järjestelmän ansiosta saimme monia lakisääteisiä velvoitteita toteutettua aiempaa paremmin toteutettua. Uudistus oli arkistolain mukainen ja se edisti asiakirjahallinnon läpinäkyvyyttä. Tiedon käytettävyys, löydettävyys ja saavutettavuus paranivat", kertoo ylijohtaja Hannu Raitio Metlasta.

"Uusi järjestelmä muokkaa Metlan koko toimintakulttuuria. Aikaisemmin jokainen oli luonut omia asiakirjojaan, ja monet dokumentit ja tiedot olivat olleet vain yksittäisten henkilöiden käytössä. Nyt tiedot saadaan koko organisaation haltuun. Tämä tarkoittaa, että myös hiljainen tieto on organisaatiossa aiempaa paremmin hyödynnettävissä. Jatkossa voimme myös työstää dokumentteja yhdessä eteenpäin," toteaa Raitio.

Tietojen saaminen koko organisaation käyttöön ja hiljaisen tiedon siirtyminen eteenpäin ovat Metlassa tärkeitä asioita erityisesti eläkkeelle siirtymisiin liittyvien henkilövaihdosten vuoksi.

Metsäntutkimuslaitos

Metsäntutkimuslaitos (Metla) on Maa- ja metsätalousministeriön alainen valtion tutkimuslaitos, jonka tehtävänä on edistää metsien taloudellisesti, ekologisesti ja sosiaalisesti kestävää hoitoa ja käyttöä. Metla on yksi maailman tunnetuimmista ja arvostetuimmista metsäntutkimusorganisaatioista. Sen tutkimusohjelmat kattavat metsän kaikki käytöt ja puumateriaalin koko arvoketjun metsämaan ja metsän ekologiasta valmiisiin puu- ja kuituperäisiin tuotteisiin.