Opetus - ja kulttuuriministeriö

Hankkeen lähtökohta oli hallinnollisten prosessien uudistaminen, yhdenmukaistaminen ja tehostaminen, ei vain uuden asianhallintajärjestelmän rakentaminen. Toiminnallisuuksia on määritelty ja rakennettu huolellisesti yhdessä käyttäjäkunnan kanssa. Salama on varsinainen ministeriöiden operatiivinen toiminnanohjausjärjestelmä.

Opetus- ja kulttuuriministeriön väellekin on ollut yllätys, kuinka paljon dokumentteja organisaatio tuottaa ja käsittelee, sillä aiemmin kokonaiskuvaa asiakirjojen määrästä ei ole ollut. Hallinnonala on laaja ja tiedonkulun pitää toimia saumattomasti myös organisaatioiden välillä. ”Päästään vihdoin aidosti sähköiseen toimintaympäristöön, kun sama järjestelmä on muillakin käytössä. Tämä on ollut iso askel eteenpäin”, opetus- ja kulttuuriministeriön tietohallintojohtaja Irma Nieminen sanoo.

Koeteltua tekniikkaa ja uusia innovaatioita

Järjestelmän moottorina hyrrää SQL-palvelin ja dokumentit valmistellaan ja käsitellään SharePointissa. ”Vahvana” Arkistona on Open Textin eDOCS DM.

Kun hanketta lähdettiin toteuttamaan, valmiita malleja vastaavista julkishallinnon järjestelmistä ei ollut tarjolla. Valtionhallinnon ohjeistukset kuitenkin edellyttäisivät, että uusia järjestelmiä rakennettaessa käytetään koeteltua tekniikkaa. ”Se on konstikas periaate”, Irma Nieminen hymähtää. ”Jos käyttää koeteltua tekniikkaa joka vaiheessa, niin uusia innovaatioita ei voida kokeilla. Projekti on mennyt kuitenkin loistavasti lähtökohtiin nähden ja järjestelmä otettiin käyttöön hiljaisena aikana ennen lomia.”

Vaatimustasoa nosti Kansallisarkiston SÄHKE-normi, jossa määritellään asianhallintajärjestelmille asetetut vaatimukset tarkalla tasolla. ”On helppoa puhua, että sähköisesti sisään ja sähköisesti ulos. Mutta miten se toteutetaan, on ihan toinen kysymys kuin siitä annettu julkilausuma”, Irma Nieminen pohtii. ”Mutta nyt tiedetään, miten ne vaatimukset pystytään käytännössä täyttämään”, hän lisää.

Yksi asiakirja, yksi versio

Salama-järjestelmä on vasta hiljattain otettu käyttöön, mutta ensivaikutelmat ovat olleet lupaavia. Aiemmin asiakirjat liikkuivat sähköpostilla tai toimitettiin printattuna kirjaamoon, nyt niistä on olemassa vain yksi käsiteltävä versio. Kun dokumentit ovat järjestelmässä kaikkien nähtävillä, avoimuus ja tiedonkulku organisaation sisällä lisääntyvät. Työprosessit tehostuvat ja yhdenmukaistuvat, kun järjestelmä ohjaa tekemään asiat oikein eri työvaiheissa.

Irma Nieminen pitää suurena helpotuksena, että sähköisen käsittelyn myötä manuaalista ja muistinvaraista työtä jää paljon pois. ”Aiemmin käsiteltävät asiat ovat tulleet sähköpostilla, josta ne on joutunut tallentamaan omiin tiedostoihin tai tekemään muistiinpanoja sähköpostin tehtävälistaan. Nyt voin olla varma, että minulle käsiteltäväksi tulevat asiat löytyvät Salamasta. Kaksinkertaista tallentamista tai muistilappuja ei tarvitse tehdä, kun järjestelmässä on aina viimeisin versio ja siellä näkyvät myös käsittelyn määräajat.”