Säteilyturvakeskus

Tausta
Säteilyturvakeskus (STUK) on perustettu jo 50 vuotta sitten valvomaan terveydenhoidon ja teollisuuden säteilylähteitä. Ydinvoima tuli mukaan vasta 1960-luvun lopussa.

"STUKin asiakirjat ovat julkisia, jollei toisin osoiteta. Keskuksessa käsitellään myös paljon luottamuksellista aineistoa, kuten ihmisten erilaisissa tutkimuksissa saamat säteilyannokset", Säteilyturvakeskuksen tietohallintopäällikkö Ari-Pekka Neuvonen sanoo.

STUKissa seurataan ydinvoimaloiden turvallisuutta. On ensiarvoisen tärkeää, että tietojärjestelmiin voidaan luottaa, sillä usein käsitellään arvokkaita liikesalaisuuksien veroisia tietoja.

"Suomi on kansainvälisen atomienergiajärjestön IAEA:n jäsen, mikä tuo osaltaan vaatimuksia luottamukselliseen tiedonhallintaan. Kun voimme näyttää, että toimintamme on turvallista, saamme tietoja myös kansainvälisistä lähteistä. Puolet STUKin henkilökunnasta on tutkijoita, joiden työn ja tiedon saamisen kannalta on tärkeätä voida osoittaa, että tietojen luottamuksellisuus säilyy", Neuvonen lisää.

Ratkaisu
STUKilla on ollut dokumenttienhallintajärjestelmä käytössä 1,5 vuotta. Käyttö on lisääntynyt sitä mukaa kun jokin prosessi on saatu sähköistetyksi. Seuraava askel on siir­tyminen asianhallintaan. STUKissa tietohallinto on päässyt yhdessä johdon kanssa kehittämään toimintaa, mikä on taannut myös substanssiosaamisen tuomisen projektiin.

Tuotantojärjestelmä on kahdennettu niin, että tarvittaessa voidaan ottaa käyttöön kehitysjärjestelmäympäristö, johon tuotantojärjestelmän tiedot varmistetaan päivittäin.
Jokaisella asiakirjalla on omat metatietonsa, joihin sisältyvät tiedot muun muassa asiakirjan julkisuusasteesta ja suojeluluokasta. Luokituksessa noudatetaan valtionhallinnon Vahti-tietoturvaohjeita.

Metatiedon täyttäminen on pyritty tekemään käyttäjälle mahdollisimman automaattiseksi. Tiedon käsittelyssä käytetään arkistonmuodostussuunnitelmaa, jossa määritellään tiedon luottamuksellisuus eri vaiheissa.

Sähköisessä asianhallinnassa STUKin on täytettävä myös valtionhallinnon sähköisen aineiston Sähke-normiston metatietokenttien vaa­timukset.

Asiakashyödyt
Asioiden todistusvoimaisuus on parempi, kun edetään sovitun prosessin mukaisesti asiakirjan luomisesta päätökseen ja edelleen sen tuhoamiseen asti. Asiakirjat löytyvät ja niiden jäljitettävyys ja tarkistettavuus paranevat. Asiakirjat ovat myös ajan tasalla ja oikeiden henkilöiden saatavissa.

"Jotta tähän päästään, tarvitaan paljon etukäteistyötä ja suunnittelua, joka saattaa tuntua paperinpyörittämiseltä ja byrokratialta. Järjestelmällisyys on kuitenkin välttämätöntä, jotta uutuudesta todella saataisiin tapa toimia", Ari-Pekka Neuvonen kertoo.

Affecton toimittama järjestelmä helpottaa arkistointia, koska aikaisemmasta monen rekisterin ja kahden diaarin, salaisen ja ei-salaisen, käytöstä päästään yhden järjestelmän käyttöön. Tietojärjestelmään voidaan määritellä oikeudet siitä, kuka mitäkin tietoja saa käsitellä. Tulevaisuudessa ei tarvita kahta arkistokaappia, joista toinen on kassakaappimallia.