Suomen Sandvik

Ulkoistettua palvelua pitää osata ostaa

”Suomessa on yksi tietohallinto-organisaatio, joka johtaa tietotekniikan ulkoistamista. Yhtenä isona tietohallinnon tehtävänä on raportointi ja analysointi sekä tähän tarvittavat BI -välineet. Kansainväliseen organisaatioon kuuluvat tuotetehtaat joutuvat tekemään paljon raportointia. Näillä BI-välineillä möyhimme sitä tietoa, jota meillä eri tuotannonohjausjärjestelmissä on. Kuukausittain meillä otetaan Cognos -järjestelmän avulla noin 25 000 raporttia ja kyselyä”, Suomen Sandvikin tietohallintojohtaja Jouni Hämäläinen sanoo.

“Joku saattaa kysyä, miksei tietoa saada erpeistä. Sitä minäkin kysyin, kun Affecton kanssa neuvoteltiin. Todellisuudessa raportoimme BI-välineillä operatiivisiakin asioita, esimerkiksi Kiinan kokoonpanotehtaan toimituksia varten.”

Sandvik on käyttänyt Cognosia jo 1990-luvulta lähtien. Ohjelmisto valittiin aikoinaan etupäässä siksi, että sen avulla voitiin käyttää erilaisia tietovarastoja niin DB2-, Microsoft- kuin Oracle-tietokannoissa.

”Suomen tietohallintoon on luotu uutta strategiaa, jonka yhtenä kulmakivenä on, ettei koodaus- ja raportointipalveluita tuoteta itse vaan ne hankitaan ulkopuolelta. Tähän liittyi päätös liiketoimintatietopalvelun ulkoistuksesta.”

Reilun puolen vuoden jalkautus

”Kesäkuun alussa vuonna 2011 käynnistetyn sopimuksen myötä Sandvikilta siirtyi yksi henkilö tuottamaan palveluita Affectolle. Teimme samankaltaisen sopimuksen erään toisen toimittajan kanssa vuoden alussa
Lotus Notes -sovellusalustalle. Vaikka molemmissa on omat lainalaisuutensa, Sandvikilla pyrittiin luomaan kumpaankin samantyyppinen toimintakonsepti. Tavoitteena on saada uusi toimintatapa jalkautetuksi vuoden loppuun  mennessä.”

Käytännössä yhteistyö merkitsee, ettei Sandvikilla ole enää teknisiä
Cognos- osaajia eikä raporttien kehittäjiä. BI-alusta ja siihen liittyvä työ ostetaan ulkoa, vaikka palvelimet ovatkin edelleen Sandvikin.

Yksi tärkeimmistä syistä yhteistyön aloittamiseen oli Hämäläisen mukaan kymmeniin tuhansiin kuukausittaisiin raportteihin nouseva käyttömäärä. Lisäksi käyttö näyttää kasvavan jatkuvasti. Tietohallinnon roolia pyritään muuttamaan ennemminkin  palvelujen ostamiseen ja koordinointiin. Suomessa on tietohallinnossa yhdeksän henkeä. Perustietotekniikkapalvelut ovat olleet Fujitsun Patjalla jo vuosikausia ja konsernin globaali it-osasto tuottaa infrapalveluita.

Lisää riippumattomuutta

”Yksi tärkeä syy tietojärjestelmien ulkoistamiseen oli siinä, että aika usein tietohallinnon ihmisistä tulee korvaamattomia. Halusimme päästä siihen, että emme olisi riippuvaisia yksittäisistä henkilöistä emmekä kangistu vanhoihin kaavoihin. Se on riski. Palveluntuottajalla on enemmän resursseja.”

Yllätyksenä Hämäläiselle tuli se, että tarpeita oli luultua enemmän. Raportointikohteita sekä kehitys- ja palvelupyyntöjä ei välttämättä aiemmin aina kirjattu, mutta nyt niitä käsitellään määrämuotoisesti, jolloin palvelujen todellinen  tarve saadaan näkyviin. Alkuperäinen resurssien allokointi ei ollutkaan riittävä.

Uusien raporttien määrittely, olemassa olevien raporttien muutokset, käyttöoikeuksien hallinta ja erilaisten ongelmatilanteiden ratkaisu kuuluvat palvelun piiriin. Kolmetasoisessa järjestelmässä on Cognos -järjestelmän kova ydin, tietomalli taustajärjestelmien kuvaukseen ja itse raportointi.

”Yksi oppi on ollut siinä, että ulkoistettua palvelua pitää osata ostaa ja valvoa. Olemme ottaneet itsellemme entistä voimakkaamman roolin palveluiden priorisoinnissa. Meillä on palvelupäällikkö, joka seuraa asioita. Vaikka ulkoistetaan, se ei tarkoita, että palvelun hallinnasta luovutaan.”

It:n tehtävä on Sandvikin strategian mukaan tuottaa ja hankkia palveluita liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Hämäläinen arvioi, että yleisemminkin tietohallinnon rooli tulee muuttumaan siihen suuntaan, että se tukee liiketoimintaa ja ostaa palveluita ulkopuolelta. Tässä hän uskoo myös pilvipalveluiden yleistyvän entisestään.

RATKAISU

Suomen Sandvikin liiketoimintatietojärjestelmän käytön ulkoistus. Ulkoistus käsittää uusien raporttien määrittelyn ja olemassa olevien raporttien muutokset, raporttien toteutuksen, käyttöoikeuksien hallinnan ja erilaisten ongelmatilanteiden ratkaisun Cognos-ympäristössä.

HYÖDYT

• Palveluntuottajalla on aina tarpeellinen määrä resursseja.
• Palvelu vastaa jatkuvaan kysynnän kasvuun – nykyään yli 25 000 raporttia ja kyselyä kuukaudessa.
• Riippuvuus yksittäisistä henkilöistä vähenee.