Tampereen seurakuntayhtymä

Tausta
Seurakuntien keskusrekisterissä kirjoitetaan sukuselvityksiä esimerkiksi perunkirjoituksia ja lainhuudatuksia varten. Tampereella on tähän asti haettu tarvittavat tiedot vanhoista, käsinkirjoitetuista kirkonkirjoista. Virkailija on joutunut kirjaamaan käsin jokaisen tiedon arkistossa olevasta kirjasta. Painavimmat Tampereen kirkonkirjoista painavat 16 kiloa, joten työ on vaatinut myös fyysistä voimaa.

Vanhimmat Tampereen kirkonkirjat ovat vuodelta 1878. Syntyneet, kuolleet ja muuttaneet on merkitty kirjoihin ja kansiin aina 1960-luvulle saakka. Sen jälkeen henkilötiedot on kirjattu niin sanottuihin perhelehtiin.

Kirkon arkistosäännösten mukaan kirkonkirjoja tulee säilyttää ikuisesti. Runsaan käytön vuoksi kirja ovat huonossa kunnossa, ja digitoinnin jälkeen kirjavanhukset voidaankin siirtää päätearkistoon.

Ratkaisu
Kirkonkirjojen aukeamia on noin 125 000 ja kirjoja monta sataa. Perhelehtiä on kaikkiaan noin 430 000 lehteä. Kokonaisuudessaan digitointiprojekti vie neljästä viiteen vuotta. Koska kirkonkirjoja tarvitaan jatkuvasti, digitointi toteutetaan vaiheittain.

Tampereen kirkonkirjojen digitointiprojekti oli toteutuessaan vasta toinen laatuaan Suomessa. Iso hankinta kilpailutettiin, ja kumppaniksi valikoitui Affecto. "Kokonaispaketti oli paras. Tietysti heidän kokemuksensa ja tietämyksensä Helsingin kirkonkirjojen digitoinnista painoi aika paljon. Tarjouksesta näki, että substanssiosaamista löytyy", keskusrekisterinhoitaja Gun Toivonen kertoo.

Digitointi tehdään Helsingissä, josta alihankkijan edustaja hakee materiaalin. Koska kirkonkirjat ovat mittaamattoman arvokkaita ja sisältävät arkaluontoista tietoa, vaaditaan kuljetuksiltakin paljon. Kuljetusvälineet ovat tarkoin mietittyjä ja kuljetukset pyritään hoitamaan mahdollisimman anonyymisti. "Kirkonkirjat on tietysti vakuutettu, mutta jos jotakin tapahtuu, ei niitä pystytä rahalla korvaamaan", Gun Toivonen kertoo.

Asiakashyödyt
Paikasta toiseen juokseminen ja käsin kirjoittaminen loppuvat, kun työntekijä saa haettua kaikki tiedot omalla tietokoneella. Tiedot ovat peräisin samoista kirjoista, mutta nyt ne ovat kuvia tietokoneen ruudulla ja tiedonhakuprosessi on nopeampi.

Hakuja voi myös tallentaa ohjelmaan, mikä helpottaa keskusrekisterin asiantuntijoiden työtä merkittävästi. "Kunhan uuteen työtapaan totutaan, työstä tulee mielekkäämpää, ja toivon mukaan säästetään myös resursseissa", Gun Toivonen uskoo.

Digitointi on myös sijoitus tulevaisuuteen. Lähes kaikki rekisterin työntekijät ovat yli viisikymppisiä, eli lähivuosina tulee melkoinen eläkebuumi. Jotta nuoria työntekijöitä saataisiin rekrytoitua, on työvälineiden oltava ajanmukaisia.