Tamro

”Perinteisesti toiminnanohjausjärjestelmä on ollut perustiedon paikka, mutta aikojen kuluessa tietoja on alettu pitää eri järjestelmissä. Tämä on voinut aiheuttaa sisäistä tehottomuutta ja sitä, ettei tieto ole aina ollut kaikkien käytettävissä”, Tamron it-kehityspäällikkö Jukka Pesonen sanoo.

Sähköisten palveluiden lisääntyminen asettaa kovia vaatimuksia käytettävän tiedon oikeellisuudelle. Esimerkiksi valtaosa tilauksista tehdään nykyään sähköisesti ja asiakkaat voivat myös selata valikoimia ja omia hintojaan internetin avulla.

Tamro rakentaa Tampereelle automatisoitua logistiikkakeskusta, jolloin automatisoinnin myötä myös perustietojen oikeellisuus nousee entistä tärkeämpään asemaan. Vuonna 2012 valmistuvan keskuksen kautta tulee kulkemaan Suomessa käytetyistä lääkkeistä noin 45 prosenttia.

Asiakastietojen oltava oikein

Kun lääkkeiden tilaaminen ja toimitusvalmistelut hoituvat pitkälti automaattisesti, on erityisen tärkeätä, että lähetykseen tarvittavat asiakastiedot ovat oikeita.

Tamro halusi selvittää, missä kunnossa sen perustiedot ovat ja tilasi Affectolta MDM-esitutkimuksen (master data management). Esitutkimus tehtiin keväällä 2011. Aikaa tutkimukseen meni kolmisen kuukautta.

Nykytila-analyysissa selvitettiin, minkälaisia ovat prosessit sekä mitä tietoja käsitellään ja missä niitä ylläpidetään. Lisäksi selvitettiin se, ketkä ovat järjestelmien omistajia. Tiedot kerättiin liiketoiminta-alueilla tehdyissä haastatteluissa.

Affecton konsultit tekivät haastattelut. Pesosen mukaan ulkopuolisen konsultin käyttö omin voimin tehdyn työn sijasta toi kaivattuja lisäresursseja. Myös projektin saama ylimmän johdon tuki oli omiaan sitouttamaan vastaajia.

Tiedon omistajuus määriteltävä tarkasti

Esitutkimuksella luotiin kehityspolku. Siinä ei toteutettu mitään järjestelmä- tai prosessimuutoksia. Pesonen kertoo, että yksi suurimpia esitutkimuksen löydöksiä oli se, että tiedon omistajuus pitää määritellä tarkemmin.

”Kuka vastaa kulloinkin tiedoista, kun asiakastietoja on useammassa järjestelmässä alkaen toiminnanohjaus- ja asiakkuudenhallintajärjestelmistä? Usein perustiedon hallintaa on ollut tarpeen tehostaa fuusioista johtuneen pirstaloitumisen myötä. Meillä kyse on kuitenkin siitä, että liiketoiminta muuttuu uusien asiakasryhmien myötä”, Pesonen sanoo.

Esitutkimuksessa havaittiin myös, että tiedolle pitää määritellä elinkaari. Tämä tarkoittaa esimerkiksi, että jokin tietty tieto astuu voimaan vaikkapa seuraavan viikon keskiviikkona tai on vastaavasti käytettävissä vain ennalta määrätyn ajan.

Tiedoille tarvitaan käsitemalli

”Tutkimuksessa ilmeni myös, että tiedoille tarvitaan käsitemalli. Nykyiset mallit pohjautuvat toiminnanohjausjärjestelmän rakenteeseen. Negatiivisena asiana tuli ilmi, että uusiin tarpeisiin voi olla vaikea reagoida riittävän nopeasti nykyrakenteella.”

Tamron vaatimukset perustiedon hallintajärjestelmälle ovat laatu, käytettävyys, tiedon läpinäkyvyys ja kontrolloitavuus. Esitutkimuksessa päädyttiin esittämään hallintajärjestelmän rakentamista keskitettynä ratkaisuna. Uusi järjestelmä voitaisiin toteuttaa vaiheistettuna. Ensimmäisessä vaiheessa tehtäisiin tiedon profilointia, joka tukisi myöhempää keskitystä.

Saksalaiseen Phoenix-konserniin kuuluva Tamro toimii myös muissa Pohjoismaissa ja Baltiassa. Esitutkimuksen ja mahdollisen MDM-projektin tuloksia aiotaan Pesosen mukaan tarpeellisin osin hyödyntää muissa maissa. 

Ratkaisu

Tamron perustiedon hallintajärjestelmän (MDM – master data management) esitutkimuksessa selvitettiin missä järjestelmissä perustietoja nyt on ja miten perustietojen tehokas käyttö voidaan varmistaa.

Hyödyt

• Kehityspolku perustietojen hallintaan
• Lisää huomiota eri tietokategorioiden omistajuuteen
• Tietorakenteen käsitemallin uudistustarpeet esiin
• Esiselvitys paljasti master datan nykytilan ja nosti esille kriittisimmät kehityskohteet
• Lisäsi yrityksen tietoisuutta master datasta ja sen hyvän hallinnan tärkeydestä