Useista lähteistä koottu kustannustieto auttaa hahmottamaan kannattavuuden kokonaistilanteen

Monissa yrityksissä kustannusten ja kannattavuuden seuranta on vielä lapsenkengissä. Excel-taulukot ja toiminnanohjausjärjestelmän toiminnot auttavat hahmottamaan joitain kustannuksia ja niiden vaikutuksia kannattavuuteen, mutta ne eivät anna kokonaiskuvaa tilanteesta.

Ilman tietoa aidoista kustannuksista ja tuotoista yritys ei voi tietää, mitkä tuotteet ja asiakkaat ovat oikeasti kannattavia ja miten kannattavia ne ovat. Tällöin voimavarojen käyttö voi vinoutua tai kohdistua täysin vääriin asioihin. Tuotanto tai myynti käy vajaateholla tai valikoimassa on vääriä tuotteita, mikä käy pitkällä aikavälillä erittäin kalliiksi.

Suorat ja epäsuorat kustannukset mukaan

Kustannus- ja kannattavuuslaskennan (PCM, Profitability & Cost Management) järjestelmällä toiminnan aiheuttamat kustannukset voidaan kohdistaa laskentakohteille aiheuttamisperiaatteiden mukaisesti. Ratkaisussa voidaan ottaa huomioon suorien kustannusten lisäksi myös myyntikäyntien, asiakastietokannan päivittämisen ja toimistorutiinien kaltaiset kulut.

Järjestelmästä saadaan selville kannattavimmat asiakassuhteet, jakelukanavat ja tuotteet sekä niiden todelliset kustannukset ja tuotot. Tämä tieto on arvokasta, kun suunnitellaan organisaation toimintaa ja sen tehostamista.

PCM-ratkaisusta on erityisesti hyötyä silloin, kun organisaation käyttämä kustannuslaskentamalli on raskas tai tuottaa epätarkkoja tuloksia tai kun organisaation toimintaympäristö muuttuu selvästi. Ratkaisun avulla voidaan myös ennakoida tulevaa ja esimerkiksi simuloida kustannusten muuttumista, jos toimintaa muutetaan.

Tietoa sopivan tarkasti eri lähteistä

PCM-ratkaisu on aina rakennettava käyttäjän tarpeiden pohjalta, sillä jokaisessa yrityksessä kustannuksia ja kannattavuutta lasketaan eri tavalla. Painotukset ovat erilaisia jopa samalla toimialalla.

Affecto paitsi taitaa laskentamallinnuksen myös ymmärtää toimialakohtaiset painotukset ja osaa kerätä tarvittavat tiedot laskentaa varten. Lisäksi Affecto-tiimissä on controlleritaustaisia asiantuntijoita, jotka keskustelevat sujuvasti sekä taloushallinnon että tietohallinnon kanssa.

Järjestelmää rakennettaessa ensimmäisenä luodaan laskentamalli, jossa on olennaista sopiva tarkkuus. Liian löyhä malli ei kerro organisaation tilasta riittävästi, kun taas liian tarkka malli vie turhaan resursseja ilman vastaavaa hyötyä.

Seuraavana vaiheena on tiedon haku, joka on myös työläin vaihe – yli puolet kokonaistyömäärästä. Vuosien kokemus Business Intelligence -hankkeista on kehittänyt affectolaisten kykyä löytää oikea data ja integroida eri lähteistä saadut tiedot mielekkääksi kokonaisuudeksi. Kaikkea tietoa ei todennäköisesti saada suoraan eri järjestelmistä, vaan osa on pääteltävä kokemuksen ja näkemyksen avulla, mikä vaatii myös erikoisosaamista.

Vasta kolmannessa vaiheessa tulee toteutus: järjestelmään määritetään laskentasäännöt, prosessit ja raportointi. Valmis järjestelmä luovutetaan lopuksi asiakkaalle.

Automatisointi on viety niin pitkälle, että controlleri tai talousjohtaja pystyy itse käyttämään sekä ylläpitämään järjestelmää. Hyvin helppokäyttöinen PCM-ratkaisu on toiminnaltaan Excelin kaltainen.

Affecton rakentama ratkaisu on toimiala- ja alustariippumaton. Kaikille asiakkaille kootaan juuri heidän tarpeitaan vastaava, paras ratkaisu.

Pienestä liikkeelle

Uudenlaisen PCM-ratkaisun käyttöönotto kannattaa aloittaa pilotilla, jolla voidaan testata laskentamallin toimivuutta pienessä mittakaavassa. Laskelmia voidaan tarkentaa saatujen kokemusten perusteella, ja kun ymmärrys järjestelmän mahdollisuuksista kasvaa, laajentaminen on helppoa.

Tärkeintä on löytää määrittelyvaiheessa oikea kustannustaso. Lisäksi käyttöönotossa on pidettävä huolta siitä, että malli kuvaa todellisuutta.

Käyttäjän on hyvä myös muistaa, että PCM-järjestelmästä saatu tieto on vain yksi tekijä muiden tietojen rinnalla. PCM auttaa saamaan objektiivisen kuvan kannattavuudesta, mutta päätöksenteossa kokonaisuus ratkaisee.