Sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Kuvaus taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteistä

Affecto laatii konsernitilinpäätöksen ja osavuosikatsaukset kansainvälisten EU:n hyväksymien IFRS-raportointistandardien ja arvopaperimarkkinalain mukaisesti sekä noudattaa Finanssivalvonnan standardeja ja markkinapaikka NASDAQ OMX Helsinki Oy:n sääntöjä. Toimintakertomus ja konsernin emoyhtiön tilinpäätös laaditaan Suomen kirjanpitolain sekä kirjanpitolautakunnan ohjeiden ja lausuntojen mukaisesti.

Affecton talousraportointiprosessiin kuuluvat sekä ulkoinen että sisäinen laskenta. Jäljempänä tarkemmin selostettavat talousraportointiprosesseihin liittyvät sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmät ja menettelytavat on suunniteltu sen varmistamiseksi, että yhtiön julkistamat taloudelliset raportit antavat olennaisesti oikeat tiedot yhtiön taloudesta.

Affecton sisäinen valvonta

Affecton sisäiseen valvontaan kuuluvat sekä operatiivinen riskienhallinta että talousraportointiin liittyvät sisäisen valvonnan järjestelmät. Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että Affecton toiminta on tehokasta ja tuloksellista, talousraportointi on luotettavaa ja että soveltuvia lakeja, määräyksiä ja yhtiön omia toimintaohjeita noudatetaan.

Affecton hallitus on hyväksynyt sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet, jotka on laadittu hallinnointikoodin suosituksen 48 mukaisesti. Toimintaperiaatteet sisältävät riskienhallintaprosessin pääpiirteet, talousraportointiprosessin riskien, kontrollitavoitteiden ja kontrollipisteiden yhteenvedon sekä roolit ja vastuut Affecton sisäisen valvonnan toteutuksessa ja seurannassa.

Sisäinen valvonta ja riskienhallinta on yhtiön hallituksen ja sen nimeämän tarkastusvaliokunnan valvonnassa. Toimitusjohtaja ja talous- ja hallintojohtaja vastaavat sisäisestä valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta yhdessä konsernin johtoryhmän, tytäryhtiöiden johtajien ja talouspäälliköiden kanssa.

Riskienhallintaprosessi Affectossa

Affecton riskienhallintaprosessissa tytärhtiöt eri maissa tunnistavat ja arvioivat vuosittain ennalta määritellyn mallin mukaisesti liiketoiminnan riskejä. Arviointiin sisältyy myös riskien toteutumisen todennäköisyys ja vaikuttavuus. Tunnistetuille riskeille laaditaan toimenpidesuunnitelmat ja niille vastuuhenkilöt. Maakohtaisten riskiarvioiden tulokset koostetaan konsernitasoiseksi yhteenvedoksi, jonka konsernin johtoryhmä ja hallitus käsittelevät ja arvioivat toimenpiteiden riittävyyttä.

Talousraportointiprosessiin liittyvä sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Affectossa on käytössä konsernin raportointikäsikirja, joka sisältää talousraportointiprosessin pääpiirteittäisen kuvauksen, sen keskeiset tuotokset ja roolit talousraportoinnin prosessissa. Myös keskeiset konsernin politiikat, kuten esimerkiksi tuloutuspolitiikka, konserniyhtiöiden välisten liiketapahtumien politiikka ja siirtohinnoittelupolitiikka, ovat osa raportointikäsikirjaa. Raportointikäsikirja, talousraportoinnin muut sisäiset ohjeistukset ja aikataulut löytyvät ajantasaisina konsernin intrasta.

Konsernissa on käytössä yhtenäinen tilikartta ja siihen liittyvä konsolidointiohjelmisto ja raportointiympäristö. Tytäryhtiöt raportoivat ulkoisen raportoinnin luvut kuukausittain konsernin talousosastolle. Raportoitavat tiedot siirretään tietovaraston kautta konsolidointiohjelmistoon, mikä mahdollistaa konsernin talousosastolle läpinäkyvyyden tytäryhtiöiden kirjanpitoon ja raportointiin.

Konsernin talousosasto on määritellyt talousraportoinnin sisäisen valvonnan kannalta merkittävät toimintaprosessit, esimerkiksi myynti- ja ostotoiminta, henkilöstökulut, projektienhallinta, rahoitus, sekä näihin prosesseihin liittyvät IT-järjestelmät. Määritellyille prosesseille on tunnistettu riskitekijät, kontrollitavoitteet sekä määritelty konsernin yhteiset kontrollipisteet riskitekijöiden toteutumisen estämiseksi tai havaitsemiseksi. Yhteiset kontrollipisteet sisältävät esimerkiksi hyväksymisvaltuuksia, keskeisiä kirjanpidon täsmäytyksiä, projektinhallinnan käytäntöjä, kirjanpitoon liittyvien toimintaketjujen tehtävien eriyttämistä sekä talousinformaation analysointia virheellisyyksien havaitsemiseksi.

Kontrollipisteet on kommunikoitu ja käyttöönotettu tytäryhtiöissä. Käyttöönoton yhteydessä vastuuhenkilöt eri maissa laativat myös itsearvion yhteisten kontrollipisteiden nykytilasta sekä laativat toimenpidesuunnitelman niissä tapauksissa, joissa nykytila alitti määritellyn tavoitetason. Konsernin talousosasto tukee tytäryhtiöitä säännöllisellä seurannalla ja lisäohjeistuksin. Tytäryhtiöt toteuttavat yhdessä konsernin talousfunktion kanssa vuosittain sisäisen valvonnan kontrollipisteiden itsearvioinnin, joka esitellään tarkastusvaliokunnalle.

Tytäryhtiöiden raportoimia lukuja analysoidaan konsernin johdossa mahdollisten virheellisyyksien havaitsemiseksi. Tilinpäätösraporttien lisäksi tytäryhtiöiden johto laatii vakiomuotoiset kirjalliset yhteenvetoraportit raportointikauden keskeisistä tapahtumista. Konsernin johto toteuttaa puolivuosittain maakohtaisen läpikäyntikokouksen, jossa käsitellään tytäryhtiön liiketoimintaa ja talousasioita. Talousinformaatio toimitetaan hallitukselle kuukausittain. Työjärjestyksensä mukaisesti hallitus käsittelee ja hyväksyy osavuosikatsaukset, tilinpäätöstiedotteen ja tilinpäätökset.

Affectolla ei ole omaa sisäisen tarkastuksen toimintoa, vaan toiminta tapahtuu pääsääntöisesti taloushallinnon toimesta. Talousjohtaja raportoi hallituksen tarkastusvaliokunnalle ja toimitusjohtajalle tarkastushavainnoista, mutta tarvittaessa myös suoraan koko hallitukselle. Tarkastusvaliokunta voi käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita suorittamaan kontrolliympäristöön tai toimintaan liittyviä erillisiä arviointeja.

Konsernin talousosasto ja tytäryhtiöiden talouspäälliköt kokoontuvat puolivuosittain käsittelemään konsernin talousraportointiprosessiin ja sisäiseen valvontaan liittyviä asioita.

Arvio toiminnan riskeistä ja epävarmuustekijöistä

Tilinpäätöstiedotteessa 17.2.2011 esitetyt riskit:

Affecton pankkilainassa on nettovelkaan, tulokseen ja kassavirtaan perustuvat kovenanttiehdot, joiden rikkoutuminen voi johtaa kasvaviin rahoituskuluihin tai jopa lainan irtisanomiseen. Affecton pitää uudelleenrahoittaa lainansa viimeistään vuonna 2012, jolloin nykyinen laina erääntyy. Ei ole varmaa, että uutta lainaa voidaan saada samoilla tai paremmilla ehdoilla kuin nykyinen laina.

Affecton taseen varoihin sisältyy olennainen määrä liikearvoa. Liikearvo on kohdistettu rahavirtaa tuottaville yksiköille. Rahavirtaa tuottavat yksiköt, joille on kohdistettu liikearvoa, testataan arvonalentumisen varalta sekä vuosittain että aina kun esiintyy viitteitä siitä, että yksikön arvo saattaa olla alentunut. Mahdollisten arvonalentumiskirjausten vaikutus yhtiön tulokseen ja varojen arvoon voi olla merkittävä. Suurin riski liittyy Ruotsiin, jossa Affecto on panostanut organisaation ja toimintatapojen uudistamiseen, mikä on heikentänyt kannattavuutta lyhyellä aikavälillä.

Yleisellä taloussuhdanteella ja asiakkaiden toimintaympäristön muutoksilla on välitön vaikutus Affecton markkinoihin. Myös kilpailutilanne markkinoilla kiristyy. Tällä voi olla negatiivisia vaikutuksia liiketoimintaan, taloudelliseen asemaan ja liiketoiminnan tulokseen.

Affecton menestys riippuu osaltaan hyvistä asiakassuhteista. Affectolla on laaja asiakaskunta. Vaikka yksikään asiakkaista ei ole kriittisen suuri koko konsernin kannalta, on eri maissa suurehkoja asiakkaita, jotka ovat merkittäviä paikallisen liiketoiminnan kannalta.

Affecton tilauskanta on perinteisesti ollut vain muutamien kuukausien mittainen, mikä pienentää pidemmän aikavälin ennusteiden luotettavuutta. Asiakkaiden IT-investointien päätöksenteon hidastuminen, investointien lykkääminen tai peruminen voi vaikuttaa konsernin kannattavuuteen.

Noin puolet Affecton liiketoiminnasta on Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa, joten näiden maiden valuuttojen (SEK, NOK ja DKK) kehityksellä voi olla merkitystä konsernin tuloskehitykselle.

Affecton menestyksen jatkuminen riippuu merkittävässä määrin sen johdosta ja muusta henkilöstöstä. Ylimpään johtoon kuuluvan henkilön tai muun avainhenkilön työpanoksen menettäminen voisi vaikuttaa haitallisesti liiketoimintaan ja mahdollisuuksiin toteuttaa strategiaa. Affecton menestys riippuu yhtiön kyvystä palkata, kehittää, kouluttaa ja motivoida ammattitaitoisia henkilöitä sekä pitää heidät yhtiön palveluksessa.

Osana toimittamiaan ratkaisuja Affecto myy kolmansien osapuolten ohjelmistolisenssejä. Lisenssimyynti painottuu tyypillisesti kunkin neljänneksen viimeiseen kuukauteen ja erityisesti neljänteen vuosineljännekseen. Tämä lisää liikevaihdon vaihtelua vuosineljänneksittäin ja hankaloittaa vuosineljännesten tarkkaa ennustamista. Affecton lisenssiliikevaihto oli noin 13 MEUR vuonna 2010.

Latvian ja Liettuan yhteisöverokanta on tällä hetkellä alhaisempi kuin useissa muissa Euroopan unionin jäsenvaltioissa, ja näin ollen Latvia ja Liettua tarjoavat suotuisan toimintaympäristön liiketoiminnalle. Lisäksi Latvian ja Liettuan tuloverosäännökset antavat paikallisille yrityksille mahdollisuuden käyttää kustannustehokasta liiketoimintarakennetta. Yritykset voivat saada kustannushyötyä esimerkiksi siitä, että tietyt ohjelmistonkehitystoiminnot katsotaan niin sanotuksi luovaksi toiminnaksi. Kun Latvia ja Liettua liittyivät Euroopan unioniin 1.5.2004, ne sitoutuivat jäsenvaltioiden lainsäädännön meneillään olevaan yhdenmukaistamiseen. Ei ole varmuutta siitä, ettei Euroopan unioni tulisi vaatimaan jäsenvaltioilta verotusjärjestelmien yhdenmukaistamista, mikä Latvian ja Liettuan tapauksessa voisi johtaa yhteisöverokannan nostamiseen. Ei myöskään ole varmuutta siitä, etteivät Latvia ja Liettua päättäisi omaehtoisesti toteuttaa verouudistuksia tai etteivät veroviranomaiset tai tuomioistuimet muuta voimassa olevan verolainsäädännön tulkintaansa takautuvasti, millä olisi vastaava vaikutus. Lainsäädännön yhdenmukaistaminen Euroopan unionin vaatimuksesta tai Latvian ja Liettuan kansalliset verouudistukset tai veroviranomaisten tai tuomioistuinten verolainsäädännön tulkintamuutokset voivat vaikuttaa olennaisen haitallisesti Affecton liiketoimintaan, taloudelliseen asemaan ja liiketoiminnan tulokseen.

Päivitetty: 9.3.2011