Viisi julkishallinnon organisaatiota päivittää yhteistyössä Affecton toimittamaa asianhallintajärjestelmää

Sen sijaan, että kehittäisivät järjestelmiään kukin tahollaan, organisaatiot hankkivat Affectolta yhteisen järjestelmäperustan, jonka pohjalta jokaiselle tehdään erikseen asiakaskohtainen sovitus järjestelmästä. Näin saavutetaan merkittäviä kustannussäästöjä.

”Tarkkoja laskelmia emme ole tehneet, mutta näin hankittuna järjestelmä on jokaiselle organisaatiolle selvästi edullisempi kuin erikseen hankittuna”, Tekesin tietohallintojohtaja Harri Eskola arvioi.

Kustannusten säästäminen jatkuu myös hankinnan jälkeen. Affecto ja organisaatiot kehittävät järjestelmiä yhdessä edelleen. Yhdessä työstetty ratkaisu on hyödynnettävissä eri organisaatioissa, eikä eri käyttäjien tarvitse keksiä pyörää uudelleen.

”Minusta yhteishankinnan suurin hyöty saadaan järjestelmän yhteisestä kehittämisestä. Kehityskustannusten jakaminen organisaatioiden kesken tuo lisää kustannussäästöjä, mutta samalla edistetään myös organisaatioiden välistä tietojenvaihtoa ja läpinäkyvyyttä, mikä on julkissektorilla yleinen tavoite”, Affecton johtaja Petri Hakanen sanoo.

Asianhallintajärjestelmä ohjaa ja tehostaa päivittäisiä työtehtäviä ja organisaation työprosesseja, parantaa tiedon käytettävyyttä, löydettävyyttä ja saavutettavuutta. Järjestelmästä kaikki organisaation työntekijät löytävät tarvitsemansa asiakirjat ja muut tiedot nopeasti. Myös lainsäädännön uusimmat vaatimukset täytetään tällä uudella SÄHKE2-määräyksen mukaisella järjestelmällä.

”Viidellä organisaatiolla on ollut jo aiemmin käytössä samantyyppinen Affecton toimittama asianhallintajärjestelmä. Sen pohjana käytetyn OpenText-ohjelmistoversion elinkaaren lopussa kaikille syntyi tarve uudistaa järjestelmä samoihin aikoihin. Ajatus yhteishankinnasta syntyi, kun yhteistyöfoorumeilla havaittiin kaikkien organisaatioiden olevan samassa tilanteessa”, Eskola sanoo.

Lisätietoja:

Petri Hakanen, Affecto Finland

puhelin: 0205 777 706  sähköposti: petri.hakanen(a)affecto.com